
8 błędów popełnianych przy wyborze systemu klasy TMS
Masz biznes w branży TSL i czas zastąpić Excela zaawansowanym programem do zarządzania transportem? A może Twój obecny TMS był dobry na początku działalności firmy, a dziś już jest niewystarczający?
Czas na wybór oprogramowania klasy TMS charakteryzującego się:
- złożonością i możliwością integracji z systemami zewnętrznymi,
- gotowością do współpracy z systemami telematycznymi, mapami cyfrowymi i giełdami biznesowymi lub zewnętrznymi programami finansowo-księgowymi i kadrowymi,
- intuicyjna obsługa – przyjazna dla użytkownika interfejs,
- elastyczny i otwarty design – gwarancja płynnego rozwoju, gdy zmieniają się warunki rynkowe i firma się rozwija.
Jednak różnorodność rozwiązań dostępnych na rynku nie ułatwia wyboru. Przede wszystkim funkcjonalność dostępna w TMS musi być zapewniona nie tylko na bieżące wymagania związane z obsługą procesów biznesowych TSL, ale także – podkreślmy to – na przyszłe potrzeby.
Przedstawiamy zestaw wskazówek, które pomogą Ci skutecznie przejść przez dobór TMS dostosowany do oczekiwań Twojej firmy. Zobaczmy, jakie błędy popełnili inni i czego można uniknąć, aby uzyskać wysokiej jakości system zarządzania transportem.
1. Brak wewnętrznej kontroli potrzeb firmy
W biznesie, podobnie jak w życiu, samowiedza jest kluczowa. Jeśli nie dokonasz dogłębnej analizy sytuacji swojej firmy, nie zidentyfikujesz źródeł problemów, nie określisz swoich celów, a co za tym idzie nie będziesz w stanie szczegółowo określić potrzeb swojej firmy. Dotyczy to zarówno firm, które dopiero rozpoczynają swoją przygodę z TMS, jak i tych, które chcą przejść na inny program. W drugim przypadku – wyrażenie lub przedefiniowanie bieżących potrzeb pozwala zidentyfikować i dogłębnie przeanalizować słabości dotychczas stosowanego systemu oraz przebieg współpracy z dotychczasowym dostawcą.
Przed rozpoczęciem audytu wewnętrznego zbierz spośród swoich pracowników multidyscyplinarny zespół ekspertów. Tylko przekrojowo dobrany zespół pracowników (różne działy i szczeble organizacji) zapewnia rzeczywistą ocenę sytuacji firmy i umożliwia wiarygodne wyniki kontroli.
2. Ignorowanie analizy konkurencji
Miło jest widzieć, jak radzą sobie inni – bezpośredni konkurenci i firmy działające obok siebie w branży. Jeśli pominiesz ten krok, możesz przegapić okazję, aby dowiedzieć się, które z systemów na rynku działają lepiej niż inne. Możesz też nie mieć świadomości, że czeka Cię przyjęcie pionierskiej roli w najbliższym otoczeniu.
3. Nierozpoznanie rynku usługodawców IT
Co robisz, gdy masz kilka produktów, które na pierwszy rzut oka wyglądają dobrze i próbujesz wybrać jeden z nich? Porównujesz. Dostawcy systemów klasy TMS są atrakcyjni obietnicą najniższej ceny i krótkiego czasu realizacji. Te parametry są łatwe w montażu i szybkie do oszacowania.
Mniej oczywiste, ale równie ważne jest porównanie:
- doświadczenie producentów systemów,
- liczba wdrożeń,
- dostępność funkcji potrzebnych do prowadzenia naszej działalności.
Uwaga! Te same czynniki bezpośrednio wpływają na wartość (i cenę) proponowanego rozwiązania.
Jak już podkreślaliśmy, ważna jest ocena gotowości rozwiązania do spełnienia wyższych oczekiwań niż te ogłoszone na początku współpracy. Od tego momentu należy brać pod uwagę tylko te oferty, które dają możliwość rozwoju i rozbudowy systemu w miarę rosnących potrzeb jego użytkowników.
Porównując dostawców nie można zapomnieć o sprawdzeniu zakresu dodatkowych usług oferowanych przez producenta oprogramowania, np. usług serwisowych.
4. Brak etapu selekcji dostępnych rozwiązań
Jesteśmy w trakcie procesu selekcji. To moment, w którym często chcemy się spieszyć i działać lekkomyślnie. Jednak kolejne punkty planu muszą być realizowane z cierpliwością.
W kolejnych krokach zarządzamy głównie oceną zakresu funkcjonalnego proponowanych systemów w odniesieniu do naszych własnych wymagań operacyjnych. Zawężamy liczbę potencjalnych dostawców oprogramowania, sprawdzając, czy dana oferta odpowiada naszym potrzebom (dla danej recenzji). Spotkania z wybranymi producentami i prezentacja rozwiązań „bezpośrednio” lub pomoc online. Każda zaakceptowana forma przybliża nas do jakości proponowanego systemu i sprzyja poczuciu biznesowej „chemii” z przyszłym partnerem biznesowym.
Można powiedzieć, że jest to papierek lakmusowy dla dostawcy. Tu dochodzi do pierwszego zderzenia obietnic z rzeczywistością.
Czy nadal masz siłę, by walczyć o najlepszy wybór? To bardzo ważne, ponieważ po prezentacjach powinniśmy być w stanie zawęzić nasz obszar poszukiwań do maksymalnie dwóch firm informatycznych, z którymi rozważamy dalszą współpracę. Dlatego jesteśmy bardzo blisko zakupu nowego oprogramowania TMS.
5. Pominięte wizyty porównawcze
Mamy dwie ostatnie punty. Czas na spotkania lub dyskusje z innymi użytkownikami rozważanych systemów. Wartość wizyt porównawczych jest tym większa, im dłużej firma pracowała z danym rozwiązaniem TMS. Dzięki wywiadom referencyjnym sprawdzamy informacje uzyskane na prezentacji, a we współpracy z dostawcą otrzymujemy również możliwość poznania opinii profesjonalistów w dziedzinie na temat samego produktu i jakości relacji biznesowych. To jest tego warte! Pamiętaj, że z producentem oprogramowania łączy nas od lat.
6. Błędny dobór testerów w organizacji
Testowanie oprogramowania jest dla nas oczywiste wybierając system klasy TMS, nie zawsze dobrze rozpoczynamy ich wdrażanie. Kluczem do tego są ludzie, którzy przeprowadzają testy. Musimy zrobić wszystko, co możliwe, aby zaangażować w projekt pracowników naszej firmy, a tym samym przyszłych użytkowników oprogramowania – tylko oni mogą realnie ocenić dostosowanie systemu do potrzeb i poprawność jego działania.
7. Akceptacja zbyt ogólnych warunków kontraktowych
Podczas gdy jeden zespół testuje system, dobrze by drugi zespół skupił się – jednocześnie – na dokładnym omówieniu zapisów przyszłej umowy.
Zbadamy:
- warunki własności i odnowienia licencji na system,
- zakres utrzymania,
- ponadstandardową obsługę,
- procedury związane z rozwojem systemu i bezpośrednią współpracą (w tym komunikację).
W przypadku wniosków ogółem dobrą praktyką jest również określenie warunków analizy przedwdrożeniowej i monitoringu powdrożeniowego, tj. moment zapewnienia, że system po wdrożeniu spełnia warunki umowy. Pamiętaj, że celem umowy jest zapewnienie nowym partnerom biznesowym poczucia wzajemnego bezpieczeństwa.
8. Brak negocjacji
Długa droga za nami, jesteś już zmęczony procesem wyborczym? Obowiązki są zbyt ważne, żebyś teraz przestał działać. Czy warto wykorzystać energię i negocjować? Oczywiście, że tak!
Możemy negocjować zarówno ostateczne warunki umowy jak i cenę. Musimy jednak pamiętać, że w tym procesie kierujemy się zasadą, że zwycięzcy wygrywają.
Podsumowanie wyboru systemu TMS
Omówione błędy i pominięcia w wyborze systemu TMS mogą być równoznaczne z pomijaniem kluczowych etapów od procesu szablonu, poprzez pozyskanie TMS, po transport i dostawę. Rzeczywistość nie zawsze pozwala nam podchodzić ostrożnie. Ale niezależnie od tego, czy jest to mała, średnia czy duża firma, im bardziej świadomie uczestniczymy w procesie selekcji, tym większa szansa na wybór rozwiązania, z którym zostaniemy na lata. Powodzenia w wyborze!
Zagrożenia podczas decyzji zakupowej:
- brak wiedzy informatycznej w firmie wybierającej system,
- szybka decyzja – pod presją czasu lub pod wpływem emocji lub zmęczenia z powodu długich poszukiwań
- zbyt mały udział w procesie oceny. ofert i dostawców,
- błędnie wybranych zespołów uczestniczących w procesie.
Dowiedz się więcej na temat systemu TMS oraz transportu w serwisie Log24.pl